Professionelle Planung und Projektmanagement für Standortverlagerungen
Unsere Leistungen
Umzugsplanung
Erfolgsfaktor Umzugsplanung - Strukturierte Vorbereitung bei der Standortverlagerung
Eine gute Umzugsplanung für eine Standortverlagerung erfordert eine strukturierte und vorausschauende Herangehensweise, um Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zunächst ist eine klare Zieldefinition notwendig. Aufbauend auf die Zieldefinition wird eine detaillierte Projektstruktur entwickelt, die alle relevanten Teilaufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten abbildet. Eine sorgfältige Zeitplanung mit realistischen Pufferzeiten ist essenziell, um Verzögerungen vorzubeugen. Ebenso wichtig ist die Ressourcenplanung – dazu zählen Personal, Budget, technische Ausstattung und externe Dienstleister.
Ein effektives Risikomanagement gehört ebenfalls zur Umzugsplanung – hiermit sollen potenzielle Störungen frühzeitig identifiziert und geeignete Gegenmaßnahmen entwickelt werden. Parallel dazu sollte eine transparente Kommunikationsstrategie etabliert werden, um alle internen und externen Stakeholder regelmäßig über Fortschritte, Änderungen und Herausforderungen zu informieren. Die Einbindung der betroffenen Mitarbeitenden spielt dabei eine zentrale Rolle, da ihre Akzeptanz maßgeblich zum Projekterfolg beiträgt. Schließlich ist auch die rechtzeitige Berücksichtigung logistischer und rechtlicher Aspekte entscheidend.
Nutzerkoordination
Projektmanagement und Nutzerkoordination: Erfolgreicher Wandel durch gezielte Einbindung
Die Nutzerkoordination bei Standortverlagerungen ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden. Zunächst werden alle relevanten Nutzergruppen frühzeitig eingebunden – also Mitarbeitende und Führungskräfte, die direkt oder indirekt betroffen sind. Dabei werden Nutzerbedarfe zu Arbeitsplätzen, Infrastruktur, technischer Ausstattung und Abläufen am neuen Standort erfasst.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kontinuierliche und transparente Kommunikation: regelmäßige Informationsveranstaltungen, Rückmeldeschleifen und klare Ansprechpartner helfen, Unsicherheiten zu verringern und Vertrauen aufzubauen. Ebenso erfolgt die Abstimmung der Anforderungen an die neue Arbeitsumgebung – wie Belegungs- und Möblierungsplanung, Arbeitsorganisation oder IT-Infrastruktur – mit Projektzielen und Rahmenbedingungen.
Darüber hinaus werden Maßnahmen zur Unterstützung beim Übergang umgesetzt, z. B. Schulungen, Umzugsmanagement oder Change-Management. Die Nutzerkoordination endet nicht mit dem Umzug, sondern umfasst auch die Nachbetreuung zur Sicherstellung von Funktionalität und Zufriedenheit am neuen Standort. So wird der Standortwechsel als Chance genutzt und Widerstände in konstruktive Mitarbeit verwandelt.
Interimsplanung
Interimsplanung für Flächen – effiziente Lösungen beim Bauen im Bestand.
Reibungslos weiterarbeiten – auch während Sanierung, Umbau oder Erweiterung.
Beim Bauen im Bestand entstehen zwangsläufig Nutzungseinschränkungen. Damit Ihr Betrieb dennoch störungsfrei weiterläuft, bieten wir Ihnen professionelle Interimsplanung für Büro-, Labor-, Verwaltungs- oder Schulflächen. Unser Ziel: funktionale Übergangslösungen, die optimal auf Ihre Prozesse abgestimmt sind – sicher, wirtschaftlich und nutzerfreundlich.
Interimsplanung beschreibt die temporäre Neuorganisation von Flächen und Arbeitsplätzen während einer Bau- oder Sanierungsmaßnahme im laufenden Betrieb.
Sie umfasst die strategische Flächenverlagerung, logistische Organisation und räumliche Neuaufteilung – unter Berücksichtigung von Infrastruktur, Sicherheit und Nutzerkomfort.
Belegungs- und Möblierungsplanung
Intelligentes Flächenmanagement mit Künstlicher Intelligenz – für moderne Bürowelten.
Effizienz steigern. Ressourcen optimieren. Zukunft gestalten.
In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und dynamischer Büroanforderungen braucht es mehr als klassische Raumplanung. Mit einem KI-gestützten Belegungsmanagement für Büroflächen machen Sie Ihre Arbeitsumgebung smarter, flexibler und messbar effizienter.
Was ist KI-gestütztes Flächenmanagement?
Das System analysiert in Echtzeit, wie Ihre Büroflächen tatsächlich genutzt werden – von Arbeitsplatzbuchungen über Raumbelegungen bis hin zu Laufwegen und Auslastung. Die Künstliche Intelligenz (KI) erkennt Muster, identifiziert Optimierungspotenziale und liefert datenbasierte Empfehlungen für Ihre Flächennutzung.
Die Möblierungsplanung vollziehen wir mit modernen CAD-Werkzeugen, auf Wunsch auch mit 3D Visualisierungen. Entscheidend für eine gute Umzugsplanung ist, dass wir nicht mit Stellvertretern arbeiten, sondern mit dem realen Bestand. Ebenso entscheidend ist zu beachten, dass nicht alle Informationen in Plänen vorhanden sind, die tatsächlich existieren, d.h. die Pläne müssen gegebenenfalls vor Ort nochmals abgeglichen werden.
Bestandsaufnahme und Inventarisierung
Die Bestandsaufnahme und Inventarisierung ist ein strukturierter Prozess zur systematischen Erfassung, Dokumentation und Verwaltung von Vermögens- und Einrichtungsgegenständen innerhalb einer Organisation. Wesentliche Elemente dieser Inventarisierung umfassen zunächst die vollständige Erfassung aller relevanten Gegenstände, wie beispielsweise technische Geräte, Möbel, Software usw. Dabei werden für jeden Vermögensgegenstand spezifische Informationen dokumentiert, darunter Bezeichnung, Inventarnummer, und Standort – weitere Informationen, wie Anschaffungsdatum, Anschaffungswert u.ä. Angaben können der Anlagenbuchhaltung entnommen werden, sofern vorhanden.
Unter Berücksichtigung des Zuwendungsrechts – insbesondere bei der Verwendung öffentlicher Fördermittel – kommen weitere zentrale Aspekte hinzu. So ist es zwingend erforderlich, dass alle aus Zuwendungen beschafften Gegenstände gesondert gekennzeichnet und nachvollziehbar in einem Inventarverzeichnis aufgeführt werden. Dieses muss die ordnungsgemäße und zweckgebundene Verwendung der geförderten Mittel belegen können. Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, Nachweispflichten und gegebenenfalls Rückgaberegelungen bei projektbezogenen Förderungen sind ebenfalls zu beachten.
Unterstützung bei Beschaffungsvorhaben
Die Beschaffung von Möbeln und Einrichtung ist ein komplexer Prozess, der mehr als nur die Bestellung umfasst. Zentrale Leistungen sind eine gründliche Bedarfsanalyse und Anforderungsdefinition – unter Berücksichtigung funktionaler, ergonomischer und ästhetischer Aspekte sowie gesetzlicher Vorgaben (z. B. Barrierefreiheit, Arbeitsschutz).
Wichtig ist auch die enge Abstimmung mit Nutzergruppen und Fachabteilungen wie IT, Arbeitssicherheit oder Facility Management. So können Schnittstellen wie Stromanschlüsse, Traglasten oder Fluchtwege frühzeitig geklärt werden.
Transparente Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse sichern eine regelkonforme und wirtschaftliche Vergabe, besonders im öffentlichen Bereich. Nachhaltigkeit, Lebenszykluskosten und Lieferzeiten fließen dabei in die Bewertung ein.
Die Organisation von Lieferung, Aufbau und Abnahme wird ebenso professionell begleitet – inklusive Zeitplanung und Qualitätskontrolle. Eine strukturierte Dokumentation (z. B. Inventarisierung, Nutzungshinweise, Gewährleistung) unterstützt den langfristigen Betrieb.
Ziel ist eine funktionale, nachhaltige und nutzerorientierte Beschaffung mit hoher Qualität und Planungssicherheit.
Koordination Service Provider
Der Umzug eines Forschungsbereichs gehört zu den komplexesten logistischen Herausforderungen für Unternehmen und Instituten.
Gerade beim Transport empfindlicher Geräte wie Hightech-Maschinen, Messinstrumenten oder Analysegeräten sind höchste Präzision, Fachwissen und Erfahrung gefragt. Service Provider der Hersteller müssen für die Vorbereitung eines Umzuges und für die Inbetriebnahme und gegebenenfalls Kalibrierung nach dem Umzug geplant und eingesetzt werden. Hiermit sind zum Teil sehr hohe Kosten verbunden.
Damit hochwertige Geräte sicher, schnell und ohne Schäden an den neuen Standort gelangen, und damit der Kostenrahmen eingehalten wird, ist eine professionelle Koordination der Service Provider unverzichtbar.
Leistungsbeschreibung (insbesondere für Umzugslogistik bei Standortverlagerungen für Öffentliche Auftraggeber)
Eine präzise Leistungsbeschreibung ist insbesondere für den Öffentlichen Auftraggeber ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Vergabe von Umzügen im Rahmen öffentlicher Aufträge.
Wir schaffen Transparenz und ermöglichen vergleichbare Angebote im Vergabeverfahren.Eine gute Leistungsbeschreibung ist klar, eindeutig und vollständig formuliert. Der Leistungsumfang wird so beschrieben sein, dass alle Bieter die Anforderungen identisch verstehen. Unklare Angaben führen häufig zu Rückfragen, Mehrkosten oder Verzögerungen im Projektverlauf. Wir formulieren die Leistungsbeschreibung funktionsorientiert, der Fokus liegt auf dem Ziel des Umzugsprojekts und basiert auf unsere mit Ihnen erarbeiteten Planung.
Eine professionelle Leistungsbeschreibung ist damit ein wesentlicher Baustein für eine wirtschaftliche, rechtssichere und erfolgreiche Projektumsetzung.